Versie: 24 mei 2024
Deze privacyverklaring beschrijft hoe de Nederlandse Kendo Renmei (NKR) omgaat met jouw persoonsgegevens, die wij van jou ontvangen.
Wie zijn wij?
Nederlandse Kendo Renmei gevestigd in Schiedam
KvKnummer: 40341999
secretary@nkr.nl
Welke gegevens verwerkt de NKR?
Alle onderstaande gegevens zijn verplicht bij een lidmaatschap bij de NKR:
- E-mailadres *
- Voor- en achternaam *
- Geboortedatum *
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- Geslacht
- Discipline Kendo, Iaido of Jodo
- Naan Dojo voor genoemde discipline
- Plaats Dojo voor genoemde discipline
Indien je geen lid bent of geen lid wenst te worden, maar wel een account wilt aanmaken of je wilt registreren voor een van de evenementen die de NKR organiseert, dan zijn alleen de gegevens met een * noodzakelijk.
Je kunt je ook registreren met behulp van het aanvraag formulier lid worden. Na goedkeuring zal een account worden aangemaakt in de website van de NKR.
De gegevens worden ook vastgelegd in de ledenadministratie Conscribo welke wordt beheert door secretaris van de NKR.
Zie verder ook de cookieverklaring op de Website waarin toegelicht wordt wat we nog meer registreren.
Wat is een gebruikersprofiel bij NKR?
Een gebruikersprofiel op de website van de NKR geeft je toegang tot jouw eigen gegevens.( Nog niet operationeel)
Gegevens welke onstaan bij het aanmelden voor een evenement (examen, toernooi of seminar) die wordt georganiseerd door de NKR worden vastgelegd in de database van de website hierbij zijn voor- en achternaam emailadres, nkr_id en rel_id, land, graad belangrijk welke bij examen worden uit gebreid met uw geboortedatum, deze is namelijk benodigd voor de volgorde examen. In voorkomend geval worden deze gegevens ook vastgelegd in de database van de website.
Doeleinden: Waarom verwerkt de NKR jouw (persoons)gegevens?
De NKR verwerkt deze gegevens voor de volgende doeleinden:
- om jouw lidmaatschap bij de NKR te verwerken,
- om registraties te controleren voor de verschillende evenementen die de NKR organiseert,
- om je, in voorkomend geval, in staat te stellen gebruik te kunnen maken van de info op de NKR website,
- om je te informeren over de NKR,
- om een leeftijdscheck te kunnen uitvoeren, bij examens,
- om met je in contact te kunnen treden en te reageren op door jou gestelde vragen,
- voor het verbeteren van de Websites en dienstverlening van de NKR,
- om je eventuele evaluaties (van gevolgde evenementen) te kunnen sturen,
- om toernooi resultaten bekend te maken,
- voor statistische doeleinden.
Wie kan de persoonsgegevens inzien?
- De secretaris kan alle gegevens inzien voor vergelijking van de ledenadministratie en op verzoek wijzigen;
- de penningmeester kan alle gegevens inzien die betrekking hebben op de betalingen t.a.v ingeschreven evenementen;
- de webmasters/beheerders kunnen alle gegevens inzien en op verzoek wijzigen;
- technische commissieleden kunnen alleen gegevens inzien van degenen die zich hebben geregistreerd voor de evenementen die zij organiseren.
- de voorzitter en/of bestuursleden kunnen alleen gegevens op verzoek van het lid inzien.
Dataopslag en databeveiliging
- Jouw data staat opgeslagen binnen de Europese Unie;
- jouw data is alleen benaderbaar voor jezelf en voor de bovengenoemde bestuurs- en/of commissieleden;
- jouw data en verbinding zijn beveiligd met SSL encryptie;
- jouw data is alleen in te zien nadat er is ingelogd met een username/emailadres en password.
Aan wie worden de persoonsgegevens verstrekt?
Persoonsgegevens worden aan de European Kendo Federation (EKF) verstrekt om lidmaatschap, examens, deelname aan seminars, en/of toernooideelname (Europese en/of Wereldkampioenschappen) te verwerken.
De EKF heeft hun eigen privacy beleid voor de verwerking van jouw (persoons)gegevens. De NKR is niet verantwoordelijk voor die verwerking.
Persoonsgegevens worden niet aan andere derde partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht is.
Zanshin
Bij het aangaan van het lidmaatschap NKR ontvangt u ook de Zanshin op de wijze zoals u heeft ingegeven, per email of bij uitzondering per post.
De Zanshin bevat het laatste nieuws gerelateerd aan de NKR en wordt in principe 1x per kwartaal uitgegeven.
Indien gewenst kunt u ook aangeven de Zanshin niet langer te willen ontvangen. U kan zich dan ?
Je kunt je op twee manieren uitschrijven voor de Zanshin:
- door een email aan de secretaris die de redactie Zanshin zal informeren
- door t.z.t. in jouw profiel de optie van de Zanshin uit te klikken (via Zanshin en nieuwsbrieven).
Ik wil de nieuwsbrieven niet langer ontvangen. Hoe kan ik mij uitschrijven?
Je kunt je op twee manieren uitschrijven voor de nieuwsbrieven:
- door een email aan de secretaris dat u de nieuwsbrief niet meer wil ontvangen
- door t.z.t. in jouw profiel de optie van de nieuwsbrief uit te klikken (via Zanshin en nieuwsbrieven).
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik mijn NKR verwijder?
Als je jouw NKR account geheel laat verwijderen, dan heb je geen toegang meer tot jouw profiel. De NKR zal je voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, en e-mailadres (en eventuele ingevulde telefoonnummers) niet langer gebruiken en na 2 jaar verwijderen, nadat jij geen lid (meer) bent van de NKR.
De overige gegevens, als graad en examen data, zullen alleen worden bewaard voor statistische en/of historische doeleinden. Die gegevens zullen niet meer naar jou te herleiden zijn.
Toestemming voor publicatie op de website en/of in de Zanshin
Indien je in de prijzen valt tijdens een van de toernooien die de NKR organiseert, dan zullen de prijswinnaars worden gepubliceerd op de website en/of in de Zanshin.
Toestemming voor de verwerking
Voor het verwerken van je gegevens in lijn met deze privacyverklaring vragen wij jouw toestemming. Wanneer je jonger bent dan 16 jaar, moet deze toestemming op grond van de wet door jouw ouder of voogd worden gegeven.
Wijzigen van deze privacyverklaring
Indien wij onze privacyverklaring wijzigen, zullen wij de bijgewerkte privacyverklaring op de Websites plaatsen. Controleer regelmatig onze privacyverklaring. Wijzigingen worden van kracht zodra de nieuwe privacyverklaring wordt geplaatst. Indien nodig, zullen wij je vragen om akkoord te gaan met de nieuwe privacyverklaring.
Na stopzetting lidmaatschap NKR
De NKR zal persoonsgegevens twee jaar na stopzetting van het lidmaatschap bewaren, tenzij er door wetgeving een langere bewaartermijn verplicht is.
Na deze bewaartermijn zullen alle privacy gevoelige gegevens worden geanonimiseerd.
Recht op inzage, correctie
Als lid of online profielhouder van de NKR heb jij recht op inzage en correctie van jouw gegevens. Iedereen kan zijn account inzien op de website echter niet wijzigen, daar de ledenadministratie in een ander systeem zit wat geen koppeling heeft met de website. Staan er fouten in naam, adres wijzigingen en/of bereikbaarheid dan een email aan de secretaris welke zorgt draagt dat de juiste personen worden geïnformeerd binnen de NKR.
Als je geen online account hebt van de NKR, dan kan je een email (of brief) sturen naar de secretaris met het verzoek om jouw data in te zien en/of te corrigeren.
Aan het verzoek dient een (veilige) kopie van een identiteitsbewijs te worden bijgevoegd om er zeker van te zijn, dat de NKR de opgevraagde gegevens aan de juiste persoon verstrekt.
De NKR zal binnen 1 kalendermaand aan het verzoek werken.
Recht op verwijdering
Wanneer je geen lid bent van de NKR, dan kan je een verzoek indienen om verwijderd te worden uit het systeem.
Aan het verzoek dient een (veilige) kopie van een identiteitsbewijs te worden bijgevoegd om er zeker van te zijn, dat de NKR de juiste gegevens verwijdert.
De NKR zal binnen 1 kalendermaand aan het verzoek werken.
Recht op dataportabiliteit
Op jouw verzoek kunnen jouw gegevens worden overgedragen aan jou en/of aan een andere organisatie.
Aan het verzoek dient een (veilige) kopie van een identiteitsbewijs te worden bijgevoegd om er zeker van te zijn, dat de NKR de juiste gegevens aan de juiste persoon en/of organisatie verstrekt.
De NKR zal binnen 1 kalendermaand aan het verzoek werken.
Het recht van verzet tegen een bepaalde verwerking
Je kan een verzoek indienen om je te verzetten tegen bepaalde verwerkingen.
Aan het verzoek dient een (veilige) kopie van een identiteitsbewijs te worden bijgevoegd om er zeker van te zijn, dat de NKR de juiste gegevens niet zal verwerken.
De NKR zal onmiddellijk de verwerking stopzetten en onderzoek doen of de NKR de bepaalde verwerking van jouw gegevens nodig heeft om te voldoen aan andere wet- of regelgeving.
Andere verwerkingen van (persoons)gegevens
Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de verwerking van (persoons)gegevens door de NKR.
Vragen?
Wanneer je vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens of wanneer je gebruik wilt maken van één of meer van de rechten die de wet aan je geeft (recht van verzet, inzage, correctie of verwijdering), neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens:
Nederlands Kendo Renmei (NKR)
(Kamer van Koophandel nummer: 40341999)
secretary@nkr.nl of jokedejong@nkr.nl